黑龍江公安警官職業學院

家庭經濟困難學生檔案管理工作辦法

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第一條?為了深入做好家庭經濟困難學生的教育和服務工作，切實維護其合法權益，促使家庭經濟困難學生資助與管理工作更加制度化、規范化，依據《國務院關于建立健全普通高校、高等職業學校和中等職業學校家庭經濟困難學生資助政策體系的意見》（國發〔2007〕?13號）《教育部、財政部關于認真做好高等學校家庭經濟困難學生認定工作的指導意見》（教財〔2007〕8號）和《黑龍江公安警官職業學院家庭經濟困難學生認定辦法（暫行）》（黑公警院發〔2022〕26號）有關規定，結合我院實際，特制定本工作辦法。

第二條?本制度所指檔案包括紙質檔案及電子檔案材料兩部分，獨立于學生人事檔案以外的專門檔案資料。

第三條?檔案管理機構及其職責

（一）家庭經濟困難學生檔案實行二級管理，一級管理是指學生處學生資助管理中心的統籌管理；二級管理是指各學管系部的檔案資料管理。

（二）學生資助管理中心負責全院所有家庭經濟困難學生檔案的管理，指導各學管系部具體開展家庭經濟困難學生檔案的管理和維護工作。

（三）學生資助管理中心和各學管系部要設置專職人員管理家庭經濟困難學生檔案，檔案管理人員要嚴格執行檔案管理相關規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

（四）學生資助管理中心有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第四條?建檔要求

（一）家庭經濟困難學生檔案應當包括《家庭經濟困難學生認定申請表》、貧困證明、低保證明、建檔立卡家庭證明、傷殘證明等家庭經濟困難情況證明材料，以及生活、社會實踐等全部材料。

（二）家庭經濟困難學生電子檔案應當包括家庭經濟困難學生的個人及家庭主要成員的基本信息，日常表現等信息，實行動態維護，每學期維護更新一次。

（三）學生資助管理中心留存《家庭經濟困難學生認定申請表》及學院匯總表的紙質版檔案材料，其他檔案材料由學管系部留存備查。

（四）凡屬歸檔范圍的資料，由學生資助管理中心與各學院聯合管理，任何個人不得擅自留存、外泄。

（五）歸檔的文件資料，原則上必須是原件，如原件用于申請貸款不能歸檔或相關部門合法保留另做他用的，學管系部保存其復印件。

第五條?檔案保管要求

（一）學生資助管理中心設存放檔案的專門檔案柜，各學管系部應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

（二）歸檔資料要進行登記，并編制歸檔目錄。

（三）檔案管理人員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

（四）檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

（五）檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

（六）嚴格遵守檔案安全保密制度，實行“誰使用、誰負責”，嚴格落實檔案管理責任人。學管系部專職檔案管理員和年級隊長作為本年級第一責任人，要嚴格管理家庭經濟困難學生信息的查閱、復印、流轉、公示、存檔等操作。

第六條?本工作辦法由學院學生資助管理中心負責解釋。